Betriebskostenabrechnung: Was es zu beachten gilt
Der Beitrag basiert auf fundierter Recherche, stellt aber keine juristische oder steuerliche Beratung dar. Bei spezifischen Fragen sollten Sie sich an einen Juristen oder Steuerberater wenden.
Bei einer Betriebskostenabrechnung können einige Fehler unterlaufen. Um das zu vermeiden, erklären wir Ihnen, was eine Betriebskostenabrechnung ist, welche Kosten umlagefähig sind und welche Fristen Sie zu beachten haben.
Was ist eine Betriebs-kostenabrechnung?
Grundsätzlich müssen Mieter einen Teil der Betriebskosten zahlen und zwar als monatlich festgelegten Betrag. Als Orientierung gilt der Betriebskostenspiegel des Deutschen Mieterbundes.
Am Ende des Jahres sind Sie als Vermieter verpflichtet, eine Betriebskostenabrechnung auszustellen. Denn die tatsächlich entstandenen Betriebskosten können abweichen. Sind Mehrkosten entstanden, hat der Mieter diese zu tragen. Wurde allerdings mehr gezahlt als verbraucht, müssen Sie, als Vermieter, den Betrag zurück erstatten. Allerdings dürfen Sie die Abrechnung nur dann ausstellen, wenn es vorher im Mietvertrag schriftlich festgehalten wurde.
Achten Sie darauf, eine eindeutige Formulierung zu nutzen. Dann müssen Sie die Kosten im Mietvertrag auch nicht alle einzeln auflisten. Sondern können sich zum Zeitpunkt der Abrechnung auf die Betriebskostenverordnung stützen.
Welche Kosten sind umlagefähig?
Die Betriebskostenverordnung schreibt vor, welche Kosten auf die Mieter umgelegt werden dürfen. Alle Kosten, die durch die Vermietung Ihrer Immobilie entstehen und die den Gebrauch des Mietobjektes möglich machen. Allerdings müssen Sie darauf achten, keine anderweitigen Kosten in der Betriebskostenabrechnung aufzuführen. Sonst ist der Mieter dazu berechtigt, Widerspruch einzulegen.
Auflistung der umlagefähigen Kosten
Zu den umlagefähigen Kosten gehören Ausgaben für Versicherungen, Steuern und der Verbrauch von Wasser- und Heizmittel. Sogar die Müllbeseitigung gehört zu den umlagefähigen Kosten einer Betriebskostenabrechnung. Es gibt aber auch noch weitere Kosten, die umlagefähig sind:
- Grundsteuer
- Entwässerung
- Versicherung (Haftpflicht- und Sachversicherung)
- Müllbeseitigung und Reinigung (der Straße und des Gebäudes), Ungezieferbeseitigung
- Aufzugskosten und Hausstrom
- Gartenpflege
- Kabelanschluss, Antenne, Fernsehen
- Hausmeisterkosten und Schornsteinfeger
- Waschraum
Kosten, die nicht umlagefähig sind
Bei der Betriebskostenabrechnung ist zu beachten, dass nicht alle anfallenden Kosten auch umlagefähig sind. Einige Kosten müssen von Ihnen als Vermieter getragen werden. Ein Teil von Verwaltungs- und Instandhaltungskosten dürfen Sie nicht auf die Mieter umlegen. Absatz 2 Paragraph 1 der Betriebskostenverordnung legt fest, dass Kosten der zur Verwaltung des Gebäudes erforderlichen Arbeitskräfte und Einrichtungen, die Kosten der Aufsicht, der Wert der vom Vermieter persönlich geleisteten Verwaltungsarbeit, die Kosten für die gesetzlichen oder freiwilligen Prüfungen des Jahresabschlusses und die Kosten für die Geschäftsführung (Verwaltungskosten) nicht umlagefähig sind.
Die Fristen der Betriebskostenabrechnung
Als Vermieter haben Sie einen Zeitraum von 12 Monaten, um die Abrechnung zu erstellen. Lassen Sie diesen Zeitraum verstreichen, muss der Mieter die Betriebskostenabrechnung nicht zahlen.
Stellt sich mit der Abrechnung heraus, dass der Mieter eine Nachzahlung leisten muss, dürfen Sie den monatlichen Betrag für die Betriebskosten im Folgejahr erhöhen.
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Verjährung der Betriebs- kostenabrechnung
Die Betriebskostenabrechnung verfällt nach einer Frist von drei Jahren. Diese Frist gilt sowohl für Sie als Vermieter als auch für die Mieter. Allerdings beginnt die Frist nicht ab dem Zeitpunkt der Rechnungsausstellung. Sondern mit dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist beziehungsweise die Betriebskostenabrechnung ausgestellt wurde.
Betriebskostenabrechnung: Verteilerschlüssel
Für die Abrechnung gibt es verschiedene Arten, die Kosten zu berechnen. Diese nennt man Verteilerschlüssel.
Es gibt die Abrechnung nach:
- Verbrauch
Dieser Schlüssel wird zum Beispiel bei Warmwasser oder der Heizung genutzt. Allerdings ist das nur möglich, wenn die Mietpartie einen eigenen Zähler besitzt. Denn nur dann kann der Einzelverbrauch nachgewiesen werden. - Wohnflächenanteil
Die Gesamtbetriebskosten werden nach der Wohnfläche berechnet. Ein gesetzlicher Umlageschlüssel legt das fest. - Personenanzahl
Die Betriebskosten können auch entsprechend der Personenzahl der Mietparteien aufgeteilt werden. Dabei kann es aber zur Benachteiligung einiger Personen kommen, wenn der Verbrauch unterschiedlich hoch ist. - Wohneinheit
Die Betriebskosten werden gleichmäßig auf alle Wohneinheiten aufgeteilt. Auch hier ist es nur sinnvoll, wenn die Wohneinheiten einen vergleichbaren Verbrauch haben.
Vermeidbare Fehler bei der Betriebskostenabrechnung
Da Mieter Widerspruch einlegen können, falls die Betriebskostenabrechnung fehlerhaft ist, sollten Sie auf folgende Dinge achten:
- Frist einhalten
- vollständige Informationen
- Abrechnungszeitraum von 12 Monaten
- Abrechnung der Kosten identisch zur Vereinbarung im Mietvertrag
- keine anderweitigen Kosten auflisten
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